Kandydaci na rodziców zastępczych muszą przejść procedurę kwalifikacyjną, która obejmuje następujące etapy:

Krok pierwszy

Wstępna rozmowa informacyjna z kandydatami do pełnienia funkcji rodziców zastępczych: kandydaci zostają poinformowani przez organizatora pieczy zastępczej o przebiegu procedury tworzenia rodziny zastępczej czy rodzinnego domu dziecka, a także zapoznaje kandydatów na opiekunów zastępczych z wymaganiami formalnymi.

Złożenie wymaganych dokumentów. Kandydaci na rodziców zastępczych są zobowiązani do przedłożenia:

• zaświadczenia o braku zdrowotnych przeciwwskazań do sprawowania opieki zastępczej wydane przez lekarza pierwszego kontaktu dla obojga kandydatów osobno
• zaświadczenia o zatrudnieniu i o dochodach; jak wyżej; w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą wypis z rejestru oraz PIT za ostatni rok
• własnoręcznego oświadczenia o niekaralności obojga małżonków osobno

Krok drugi 

Organizator Rodzinnej Pieczy Zastępczej w miejscu zamieszkania kandydatów na rodziców zastępczych zbiera informacje i przeprowadza analizę sytuacji osobistej, rodzinnej i majątkowej.

Krok trzeci

Kandydaci na rodziny zastępczej muszą przejść badanie predyspozycji i motywacji do sprawowania funkcji rodziców zastępczych po uzyskaniu wstępnej pozytywnej kwalifikacji. Są to konsultacje psychologiczne i badania testowe, których przeprowadzenie zapewnia organizator pieczy zastępczej.

Krok czwarty: Szkolenia kandydatów na rodzinę zastępczą.

Kandydaci do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, niezawodowej lub do prowadzenia rodzinnego domu dziecka są zobowiązani do ukończenia szkolenia. Po jego ukończeniu otrzymują świadectwo ukończenia szkolenia, które obok wymaganych warunków oraz posiadania predyspozycji i motywacji do sprawowania pieczy zastępczej stanowi element niezbędny do uzyskania zaświadczenia kwalifikacyjnego umożliwiającego prowadzenie rodziny zastępczej niezawodowej, zawodowej lub rodzinnego domu dziecka.

Szkolenia kandydatów na rodzinę zastępczą odbywają się zgodnie z zatwierdzonymi przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej programami szkoleń, których celem jest zapoznanie kandydatów  z zasadami funkcjonowania rodzin zastępczych, typowymi problemami związanymi z opieką zastępczą czy sposobami radzenia sobie z nimi.

Szkolenie  przygotowuje kandydatów do sprawowania opieki i wychowania dzieci, zaspokojenia ich potrzeb rozwojowych i kompensacji opóźnień, wspierania więzi dziecka z rodziną naturalną, zapewnienia dziecku nawiązania bezpiecznych, pozytywnych i trwałych więzi.

Zakres programowy szkolenia – szkolenie obejmuje elementy prawa rodzinnego, w zakresie praw dziecka, wybrane elementy pedagogiki, psychologii rozwojowej i wychowawczej, wiedzę i umiejętności rozpoznania i oceny sytuacji rodzinnej dziecka, podstawową wiedzę o uzależnieniach oraz informacje o zadaniach i kompetencjach instytucji wspierających oraz zajęcia praktyczne w rodzinnych i instytucjonalnych formach pieczy zastępczej zawodowej.

Szkolenie odbywa się metodą warsztatową i trwa około trzech miesięcy, w tym 10 godzin praktyk.

Świadectwo ukończenia szkolenia nie jest jednoznaczne z uzyskaniem zaświadczenia kwalifikacyjnego, które uprawnia kandydatów do pełnienia funkcji rodziny zastępczej niezawodowej, zawodowej i prowadzących rodzinny dom dziecka.

Krok piąty: zaświadczenie kwalifikacyjne

Po ukończeniu szkolenia i przejściu badań psychologicznych Kandydaci pozytywnie ocenieni przez zespół szkolący otrzymują zaświadczenie kwalifikacyjne zawierające potwierdzenie ukończenia tego szkolenia oraz spełniania warunków powierzenia funkcji rodziny zastępczej lub prowadzenia rodzinnego domu dziecka.

Zgodnie z ustawą o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej osoby zakwalifikowane do pełnienia funkcji rodziny zastępczej zawodowej, niezawodowej lub do prowadzenia rodzinnego domu dziecka zostają wpisane w rejestr prowadzony przez starostę. Dane z powyższego rejestru przekazywane są do właściwego sądu.

Krok szósty: przyjęcie dziecka

Kandydaci do pełnienia funkcji pieczy zastępczej pozostają w gotowości na przyjęcie dziecka.

Organizator rodzinnej pieczy zastępczej przygotowuje rodziny zastępcze oraz prowadzących rodzinne domu dziecka na przyjęcie dziecka przez udzielenie im szczegółowych informacji o dziecku i jego sytuacji rodzinnej, w tym informacji o rodzeństwie oraz zapewnienie w miarę potrzeby, kontaktu z dzieckiem przed umieszczeniem go w rodzinie lub rodzinnym domu dziecka w terminie nie późniejszym niż 7 dni przed przyjęciem dziecka.

Ponadto przekazuje im nie później niż w dniu poprzedzającym dzień przyjęcia dziecka, następująca dokumentację: odpis aktu urodzenia dziecka, dokumentację o stanie zdrowia dziecka, dokumenty szkolne, w szczególności świadectwa szkolne i karty szczepień, diagnozę psychofizyczną dziecka, w tym dziecka ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, udziału w zajęciach rewalidacyjno – wychowawczych oraz konieczności objęcia dziecka pomocą profilaktyczno – wychowawczą lub resocjalizacyjną albo leczeniem i rehabilitacją, plan pracy z rodziną, przekazany organizatorowi przez asystenta rodziny.

Krok siódmy: wniosek do sądu o utworzenie rodziny zastępczej

Kandydaci do pełnienie funkcji rodziny zastępczej, po zapoznaniu się z dzieckiem i jego sytuacją i wzajemnej akceptacji oraz po podjęciu decyzji zostania rodziną zastępczą, składają wniosek do sądu rejonowego (wydział rodzinny i nieletnich) o ustanowienie ich rodziną zastępczą dla tego dziecka (dzieci).

Krok ósmy: wydanie postanowienia o utworzeniu rodziny zastępczej

Ostateczną decyzję o utworzeniu rodziny zastępczej dla dziecka podejmuje sąd, po zapoznaniu się z dokumentacją na temat całościowej sytuacji dziecka i jego rodziny naturalnej oraz kandydatów na rodzinę zastępczą. Sąd wydaje postanowienie o ustanowieniu kandydatów rodziną zastępczą, które uprawomocnia się w ciągu 21 dni.
Od postanowienia sądu rodzina naturalna dziecka jak i inni krewni mogą składać odwołanie

Krok dziewiąty: uruchomienie procedury

Kandydaci, po uzyskaniu postanowienia sądu o ustanowieniu ich rodziną zastępczą dla określonego dziecka i jego uprawomocnieniu, zgłaszają się do powiatowego centrum pomocy rodzinie obowiązek sprawowania pieczy nad dzieckiem i jego wychowaniem rodzina zastępcza lub prowadzący rodzinny dom dziecka podejmują z dniem faktycznego umieszczenia dziecka w rodzinie zastępczej lub rodzinnym domu dziecka.

Krok dziesiąty: wsparcie finansowe

rodziny zastępcze otrzymują wsparcie finansowe starosty, właściwego ze względu na miejsce zamieszkania rodziny, na jednorazowe wyposażenie rzeczowe przy przyjęciu dziecka i comiesięczne wsparcie finansowe – na częściowe pokrycie kosztów utrzymania dziecka, a także inne formy pomocy przewidziane ww. Ustawą.

Krok jedenasty: współpraca

Rodzina zastępcza jest zobowiązana do stałej współpracy z sądem,  koordynatorem rodzinnej pieczy zastępczej i specjalistą ds. pracy z rodziną oraz do udziału w posiedzeniach zespołów ds. okresowej oceny sytuacji dziecka w rodzinie zastępczej, której dokonuje organizator pieczy zastępczej.