ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ PCPR.210.10.2025.JK z dnia 05.06.2025r.

PCPR.210.10.2025.JK                                                                                                                                        Świecie, 5 czerwca 2025 roku

ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY CENOWEJ

W związku z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego o war­tości nieprzekraczającej równowartości 130 000 zł zwracamy się z prośbą o przedstawie­nie oferty cenowej wykonania zamówienia publicznego.

1. Informacje o Zamawiającym (nazwa i adres).

Nazwa Zamawiającego:       Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Świeciu

  Adres:                                   ul. Wojska Polskiego 195a, 86-100 Świecie

 Adres strony internetowej:   http://pcpr-swiecie.rbip.mojregion.info/

2. Przedmiot zamówienia i jego opis.

1. Przedmiot zamówienia: jest wykonanie kompleksowej usługi zorganizowania i przeprowadzenia
   5-dniowego wyjazdu edukacyjno-terapeutycznego dla rodzin z usługą hotelarską
   i gastronomiczną oraz przygotowaniem materiałów szkoleniowych w ramach programu Fundusze Europejskie dla Kujaw i Pomorza 2021-2027, Priorytet 8. Fundusze europejskie na wsparcie w obszarze rynku pracy, edukacji i włączenia społecznego, Działanie 08.25 Usługi wsparcia rodziny i pieczy zastępczej – zgodnie z załącznikiem nr 2 – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia.

2. Określenie przedmiotu zamówienia wg nazw i kodów Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):

63511000-4 – organizacja wycieczek

55100000-1 – usługi hotelarskie

55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków

60172000-4 – wynajem autobusów i autokarów wraz z kierowcą

80500000-9 – usługi szkoleniowe

3. Wyjazd edukacyjno-terapeutyczny skierowany jest m.in. do: rodzin zastępczych oraz rodzin naturalnych przeżywających różne trudności, w tym trudności w pełnieniu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wraz z dziećmi w różnym wieku i ma na celu wzmocnienie umiejętności wychowawczych, zasad prawidłowej komunikacji w rodzinie, postępowania w obliczu sytuacji kryzysowej, metod wychowawczych, wzmocnienie więzi uczuciowej pomiędzy członkami rodzin, trenowanie umiejętności społecznych i kompetencji opiekuńczych, a także obserwacja rzeczywistych relacji panujących pomiędzy rodzicami i dziećmi, promowanie właściwego modelu życia rodziny oraz podnoszenie świadomości na temat problemów społecznych oraz integracja rodzin i ich członków.
4. Elementy zamówienia: formularz ofertowy stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do złożenia oferty cenowej
   
   III. Miejsce usług stanowiących przedmiot zamówienia.

Wskazane przez Wykonawcę.

4. Termin realizacji zamówienia: w okresie od 01.07.2025r. do 30.09.2025r.
5. Kryterium oceny ofert.
6. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty z ofert ważnych przy zastosowaniu kryterium: cena oferty - 100 %

C _of.n.

                                                                                                                                                            Cn = ----------------------- x 10

C_of.b.

gdzie:

Cn – liczba punktów za kryterium cena

C _of.n.  - cena oferty najniższej

C_of.b. – cena oferty badanej

2. Oferta z najniższą ceną na dane zadanie otrzymuje 10 punktów,  każda  następna  będzie przeliczana  w  stosunku  do  oferty  z  ceną  najniższą według wzoru w ust. 1.
3. Oferta na dane zadanie, która spełni wszystkie wymagania oraz uzyska najwyższą liczbę punktów, obliczoną wg wzoru w ust. 1, zostanie uznana za najkorzystniejszą.
4. Jeżeli w niniejszym postępowaniu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty zawierające taką samą cenę, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.
5. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowanie w złożonych ofertach.

6. Opis sposobu przygotowania ofert.

1. Formularz ofertowy (załącznik nr 1 do zaproszenia) wraz z propozycją harmonogramu wyjazdu oraz pozostałe dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników do zaproszenia winny być sporządzone zgodnie  z tymi wzorami co do treści.
2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
3. Ofertę składa się, pod rygorem nieważności w formie pisemnej (ręcznie, na maszynie lub w postaci wydruku komputerowego), zapewniającej pełną czytelność jej treści.
4. Ofertę wraz z harmonogramem, załącznikami, dokumentami i oświadczeniami należy złożyć w kopercie zamkniętej i zabezpieczonej przed otwarciem bez uszkodzenia, gwarantując zachowanie poufności jej treści do terminu otwarcia ofert.

Kopertę należy opisać hasłem: „zorganizowanie wyjazdu edukacyjno-terapeutycznego dla rodzin w ramach projektu  pt. „Rodzina w centrum Etap I” - nie otwierać do 23 czerwca 2025r.
do godz. 10:00.”

5. Oferta oraz wszystkie załączniki do oferty stanowiące dokumenty i oświadczenia Wykonawcy nie mogą być złożone w innym języku niż język polski.
6. Oferta oraz dokumenty i oświadczenia Wykonawcy muszą być podpisane przez Wykonawcę lub inną/e osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy.
7. W przypadku, gdy Wykonawca upoważnił inne osoby do reprezentowania go w postępowaniu, Wykonawca składa wraz z ofertą oryginał pełnomocnictwa do działania innych/ej osób/y w jego imieniu lub notarialnie poświadczony odpis pełnomocnictwa.
8. Dokumenty należy złożyć w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, przez Wykonawcę lub inną/e osobę/y upoważnioną/e do reprezentowania Wykonawcy.
9. Poprawki w ofercie prosimy nanosić przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej oraz złożenie podpisu osoby podpisującej/osób podpisujących ofertę.
10. Jeżeli złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu będzie nieczytelna lub będzie budzić uzasadnione wątpliwości, co do jej prawdziwości, Zamawiający zażąda przedstawienia oryginału lub notarialnie potwierdzonej kopii dokumentu.
11. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
12. Wykonawca może, przed upływem terminu do składania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
13. Zmiana oraz wycofanie oferty wymagają zachowania formy pisemnej.
14. Zmiany złożonej oferty należy dokonać w formie pisemnej, przed upływem terminu składania ofert, w kopercie zamkniętej i zabezpieczonej przed otwarciem bez uszkodzenia, gwarantując zachowanie poufności jej treści do terminu otwarcia ofert. Na kopercie należy umieścić hasło: „ZMIANA OFERTY” wraz z oznaczeniem postępowania, którego zmiana dotyczy według danych jak w ust. 5.

7. Termin i miejsce składania ofert.
   1. Termin składania ofert – do 23 czerwca 2025 roku do godz. 09:30.
   2. Wykonawcy mogą składać oferty osobiście w siedzibie Zamawiającego - pokój nr 1 lub przesłać na adres Zamawiającego tj.: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Świeciu, ul. Wojska Polskiego 195 a, 86-100 Świecie.
   3. Oferta w terminie, o którym mowa w ust. 1, z dokładnością do wskazanej godziny i minuty musi być złożona w siedzibie Zamawiającego.
   4. Oferta złożona po terminie nie będzie podlegała ocenie i zostanie niezwłocznie zwrócona Wykonawcy.
   5. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego w dniu 23 czerwca 2025 roku o godz.10:00.

8. Wymagania wobec wykonawców składających ofertę.

1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają określone przez Zamawiającego warunki udziału w postępowaniu:

1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek ich posiadania,
2. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
3. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz są zdolne do wykonania zamówienia:

- zamawiający wymaga dysponowania przez Wykonawcę kadrą posiadającą kwalifikacje
w zakresie realizacji usług objętych przedmiotem zamówienia.

- zamawiający wymaga posiadania przez Wykonawcę doświadczenia w organizacji wyjazdów edukacyjno-terapeutycznych w zakresie objętym przedmiotem zamówienia lub pokrewnych form.

- wykonawca spełni warunki, jeżeli wykaże że w okresie ostatnich ośmiu lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał minimum trzy usługi polegające na organizacji wyjazdu edukacyjno-terapeutycznego lub pokrewnych form oraz załączy dowody potwierdzające, że usługi te zostały wykonane należycie (referencje).

d)  Wykonawca nie jest powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo – przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym (lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy) a Wykonawcą, polegające w szczególności:

- uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadaniu
co najmniej 10% udziałów lub akcji (o ile niższy próg nie wynika z przepisów prawa), pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

- pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia, lub związku
z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli albo pozostawaniu we wspólnym pożyciu
z Wykonawcą, jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub nadzorczych Wykonawców ubiegających się o udzielenie zamówienia;

- pozostawaniu z Wykonawcą w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że istnieje uzasadniona wątpliwość co do ich bezstronności lub niezależności w związku
z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

2. Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się Wykonawców:

a) w stosunku do których zachodzi którakolwiek z okoliczności wskazanych w art. 7 ust. 1 ustawy z 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U.
z 2024r., poz. 507 ze zm.);

b) art. 5k Rozporządzenia (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 roku dotyczące środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE L 229 z 31.07.2014, str. 1 ze zm.);

c) w stosunku do których otwarto likwidację lub ogłoszono upadłość;

d) którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania.

3. Dokumenty jakie Wykonawca musi złożyć: oferta cenowa na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zaproszenia do złożenia ofert cenowej wraz z wymaganymi załącznikami.

9. Kontakt.

1. Zamawiający upoważnił następującą osobę do porozumiewania się z Wykonawcami:

    p. Joanna Kowalska – tel. 52 568 32 04 i p. Marta Piotrowska-Cel tel. 52 30 70 160.

2. Porozumiewanie się z osobą wymienioną w ust. 1 może mieć miejsce wyłącznie w dni robocze,

     tj. od poniedziałku do piątku w godzinach: 8.00-14.00.

3. Wszelkie informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują pisemnie lub faksem, bądź   
        elektronicznie (e-mail: , fax. 52 56 83 201).

X. Pozostałe informacje.

1. Wykonawca podaje w formularzu ofertowym łączną cenę za wykonanie zadania.
2. Cena musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zaproszenia oraz wszystkie koszty, jakie poniesie Wykonawca z tytułu należytej oraz zgodnej z obowiązującymi przepisami realizacji przedmiotu zamówienia.
3. W formularzu ofertowym należy podać cenę netto i brutto, liczbowo i słownie na całość zadania oraz poszczególne składowe danego zadania. Do formularza należy dołączyć z propozycją harmonogram wyjazdu.
4. Cena oferty musi zostać podana w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
5. Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek lub oczywiste omyłki pisarskie – niezwłocznie zawiadamiając o tym wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający poinformuje Wykonawcę pisemnie i/lub mailowo i/lub telefonicznie.
7. Zamawiający odrzuci ofertę, która nie spełni wymagań Zamawiającego określonych w zaproszeniu do złożenia ofert
8. Uzupełnienie dokumentów.

1. Zamawiający wezwie wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli wymaganych dokumentów albo złożone dokumenty będą zawierały błędy, do ich złożenia w ustalonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy nie będzie podlegała ocenie lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Za dokumenty uznaje się dokumenty wymienione w rozdziale 8 oraz pełnomocnictwo.\
2. Zamawiający może także, w wyznaczonym przez siebie terminie, wezwać wykonawcę do złożenia wyjaśnień dotyczących oświadczeń i dokumentów załączonych do oferty.

9. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
10. Przedmiot zamówienia finansowany w ramach projektu  „Rodzina w centrum Etap I” realizowanego i współfinansowanego w ramach programu Fundusze Europejskie dla Kujaw
    i Pomorza 2021-2027, Priorytet 8. Fundusze europejskie na wsparcie w obszarze rynku pracy, edukacji i włączenia społecznego, Działanie 08.25 Usługi wsparcia rodziny i pieczy zastępczej.
11. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania w sytuacji, w której cena oferty najkorzystniejszej będzie przekraczała kwotę jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.

Dyrektor

Załączniki:
nr 1 – formularz ofertowy
nr 2 – szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

https://pcpr-swiecie.rbip.mojregion.info/download/attachment/1266/zaproszenie-do-zlozenia-oferty-cenowej-pcpr210102025jk.pdf

PDFzałącznik nr 1 - formularz ofertowy wyjazd 2025.pdf (313,65KB)

PDFzałącznik nr 2 - szczegółowy opis przedmiowu zamówienia do zaproszenia wyjazd 2025.pdf (228,83KB)